// Guide de démarrage

Votre école opérationnelle
en moins d'une journée.

Ce guide vous amène étape par étape de l'inscription à la publication de vos premiers bulletins. Suivez les 5 étapes dans l'ordre.

Temps estimé : 45 minutes à 2 heures
Votre progression 0 / 5 étapes
Commencez par l'étape 1 →

Les 5 étapes de démarrage

Cochez chaque étape au fur et à mesure.

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📋 Compte

Créer votre compte et votre école

Rendez-vous sur /inscription et renseignez les informations de votre établissement. Un compte super-administrateur vous est créé automatiquement.

Ce dont vous aurez besoin
📧 Email professionnel de l'école
🏫 Nom officiel et sigle de l'établissement
📍 Adresse et ville
📞 Numéro de téléphone
💡 Conseil : Préparez le logo de votre école en format PNG ou JPG — vous pourrez l'uploader dès cette première étape. Il apparaîtra sur tous les bulletins.
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⚙️ Configuration

Configurer l'année académique

Dans Paramètres → Années académiques, créez l'année en cours (ex. 2025-2026) et configurez vos 4 trimestres avec leurs dates de début et de fin.

Structure recommandée
1️⃣ Trimestre 1 — Sept. → Nov.
2️⃣ Trimestre 2 — Déc. → Fév.
3️⃣ Trimestre 3 — Mars → Mai
4️⃣ Trimestre 4 — Juin → Août
⚠️ Important : Activez bien l'année académique après l'avoir créée. Une année non activée n'est pas prise en compte dans les calculs de notes.
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📥 Import

Importer vos classes et élèves

Dans Inscriptions → Importer, téléchargez notre modèle CSV, remplissez-le avec la liste de vos élèves et importez-le. VirtuaLanum crée automatiquement les classes et les fiches élèves.

Colonnes du fichier CSV
📝 prenom · nom · sexe
📅 date_naissance · lieu_naissance
🏫 classe (ex: 3ème B)
👨‍👩‍👧 nom_responsable · telephone
4
👨‍🏫 Équipe

Ajouter enseignants et matières

Dans Enseignants → Ajouter, créez les comptes de vos professeurs. Puis dans Matières, configurez les matières et affectez les coefficients par classe.

💡 Conseil : Les coefficients peuvent varier par classe. Une matière peut avoir un coefficient 2 en Terminale et 1 en 3ème. Configurez-les séparément pour chaque niveau.
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🎉 Lancement

Publier vos premiers bulletins

Dans Notes → Saisie, choisissez une classe et un trimestre, puis saisissez les notes. Cliquez sur Générer les bulletins pour prévisualiser et imprimer.

🎉 C'est parti ! Votre premier bulletin inclut automatiquement le logo de votre école, le classement, la mention et un QR code de vérification d'authenticité.

Formule de notation (CLHD)

VirtuaLanum applique par défaut la formule standard des établissements haïtiens :

📐
Semestre 1 = T1 × 1/3 + T2 × 2/3
Semestre 2 = T3 × 1/3 + T4 × 2/3
Moyenne générale = (Sem1 + Sem2) ÷ 2

Cette formule est configurable dans Paramètres → Système de notation. Vous pouvez également utiliser une moyenne simple des 4 trimestres.

Mention Moyenne Affichage bulletin
Excellent≥ 18⭐ Excellent
Très bien16 – 17.9Très bien
Bien14 – 15.9Bien
Assez bien12 – 13.9Assez bien
Passable10 – 11.9Passable
Insuffisant< 10À améliorer

Rôles & permissions

Chaque utilisateur a un rôle qui détermine ce qu'il peut voir et faire sur la plateforme.

Rôle Notes Présences Inscriptions Paiements Config.
Super Admin✓ Tout✓ Tout✓ Tout✓ Tout✓ Tout
Directeur✓ Lecture✓ Lecture✓ Tout✓ Tout✓ École
Enseignant✓ Saisie✓ Propre✗✗✗
Secrétaire✓ Lecture✓ Lecture✓ Tout✓ Tout✗
ÉlèvePropres✗✗✗✗
ParentEnfant✗✗Propres✗
⚠️
Multitenancy : Chaque utilisateur n'accède qu'aux données de son école. Un enseignant de l'École A ne peut jamais voir les données de l'École B.